Galenica digitalisiert Mitarbeitenden-Aktienprogramm mit ShApp

Rund 7000 Galenica-Mitarbeitende können vergünstigt Aktien zeichnen. Dank elektronischer Abwicklung geht das einfach, schnell und mit deutlich weniger administrativem Aufwand. Das Mitarbeitenden-Aktienprogramm der Galenica Gruppe stärkt die Bindung der Mitarbeitenden zum Unternehmen. Lange lief der Zeichnungsvorgang über einen aufwändigen Papierprozess mit Briefen, Rückantworten und manueller Erfassung. In Zusammenarbeit mit Nimbus wurde dieser Ablauf nun vollständig digitalisiert und automatisiert – die Mitarbeitenden-Information, das Zeichnen der Aktien, die Verrechnung und der Eintrag ins Aktienregister.

Vom Papierprozess zur digitalen Lösung

Nimbus betreut seit Jahren das Aktienregister und die Generalversammlung der Galenica AG. Als der zeit- und kostenintensive Prozess des Mitarbeitenden-Aktienprogramms digitalisiert werden sollte, war Nimbus von Anfang an mit an Bord.

Grundlage war die Plattform NIMBUS ShApp, die für das Galenica Mitarbeitenden-Programm gezielt erweitert und angepasst wurde. Dass Nimbus ein eigenes, lokales Software Engineering Team hat, erwies sich einmal mehr als entscheidender Vorteil: Kundenanforderungen können flexibel, schnell und ohne Umwege umgesetzt werden.

Das Resultat ist eine ShApp Plattform, die die spezifischen Ansprüche des Mitarbeitenden-Aktienprogramms erfüllt – mit besonderem Augenmerkt auf dem Thema Usability: Der ganze Prozess musste unmissverständlich und einfach zu durchlaufen sein – sowie sicher, absolut zuverlässig und ohne Medienbrüche.

Der digitale Prozess im Überblick

• Mitarbeitende erhalten per E-Mail die Einladung zur Teilnahme mit dem Link zur Galenica ShApp Plattform.
• Mit ihrer Geschäfts-E-Mail-Adresse registrieren sie sich und geben die erforderlichen Angaben ein – z.B. IBAN oder Depot-Nummer.
• Anschliessend können sie Aktien zeichnen. Preis und Gesamtbetrag werden sofort angezeigt.
• Nach der verbindlichen Zeichnung generiert die Plattform automatisch einen standardisierten Swiss QR-Code für die Bezahlung.
• Nach Zahlungseingang werden die Aktien zugeteilt und automatisch ins Aktienregister eingetragen.

Hohe Mitarbeitenden-Beteiligung trotz Umstellung

Eine besondere Herausforderung war es, auch Mitarbeitende zu erreichen, die ihre Mails nur unregelmässig abrufen. Deshalb wurde die Digitalisierung über verschiedene Kommunikationskanäle angekündigt. Der Erfolg zeigte sich schnell: Bereits im zweiten Jahr lag die Beteiligung wieder auf dem Niveau des früheren Papierprozesses.

Ein zusätzlicher Vorteil der Digitalisierung: Dank täglichem Datenabgleich zwischen ShApp und Galenica-Accounting ist nahezu in Echtzeit sichtbar, wie viele Aktien bereits gezeichnet und bezahlt wurden.

Enge Zusammenarbeit von Galenica mit Nimbus Engineering

Heinz Schneider – Leiter Tax, Board & Shareholder Services bei Galenica – lobt die kompetente, unkomplizierte und immer konstruktive Zusammenarbeit mit Dominique Ulrich (Nimbus Software Engineering) und Stefanie Müller (Nimbus Service Team): «Ich kann den mit Nimbus entwickelten Prozess nur weiterempfehlen – er <verhebt> absolut. Dank der guten Benutzerführung konnten viele Fehlerquellen wie falsch gewählte Anzahl Aktien oder Zahlungen in falscher Währung weitgehend eliminiert werden. Für uns bedeutet das eine enorme administrative Erleichterung. Gleichzeitig ist die Zusammenarbeit mit den beiden Nimbus Spezialistinnen sehr professionell. Die beiden wissen genau, wovon sie sprechen, und haben uns jederzeit kompetent und zuvorkommend beraten.»

Das Resultat auf einen Blick

• ein einfacher, schneller Zeichnungsprozess
• weniger Hürden für die Mitarbeitenden
• keine Doppelspurigkeit
• keine Versandkosten
• keine Fehler durch manuelle Erfassung
• erfolgreiche Beteiligung mit 1305 Zeichnenden

Das Projekt zeigt exemplarisch, wie Nimbus gemeinsam mit Kunden individuelle Lösungen entwickelt – effizient, flexibel und genau auf die jeweiligen Anforderungen abgestimmt.